top 10 most common requirements elicitation techniques
Questo tutorial spiega in dettaglio le principali tecniche di sollecitazione dei requisiti con i loro vantaggi e svantaggi:
La prima responsabilità di un analista aziendale è raccogliere i requisiti dal cliente. Ora, il punto principale che emerge qui è che come puoi raccogliere i requisiti dal cliente?
In questo articolo, risponderemo alla domanda precedente, ovvero discuteremo delle tecniche di elicitazione dei requisiti.
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Cosa imparerai:
Che cos'è l'ottimizzazione dei requisiti?
Si tratta di ottenere informazioni dagli stakeholder. In altre parole, una volta che l'analisi aziendale ha comunicato con gli stakeholder per comprendere i loro requisiti, può essere descritta come elicitazione. Può anche essere descritto come raccolta di requisiti.
L'elaborazione dei requisiti può essere effettuata comunicando direttamente con le parti interessate o facendo alcune ricerche, esperimenti. Le attività possono essere pianificate, non pianificate o entrambe.
- Attività pianificate includere seminari, esperimenti.
- Attività non pianificate accadere in modo casuale. Non è richiesto alcun preavviso per tali attività. Per esempio , si va direttamente al sito del cliente e si inizia a discutere i requisiti, tuttavia non è stato pubblicato in anticipo alcun programma specifico.
Le seguenti attività fanno parte dell'elicitazione:
- Prepararsi all'Elicitazione: Lo scopo qui è comprendere l'ambito dell'attività di elicitazione, selezionare le tecniche giuste e pianificare le risorse appropriate.
- Elicitazione condotta: Lo scopo qui è esplorare e identificare le informazioni relative al cambiamento.
- Conferma dei risultati di elicitazione: In questa fase, viene verificata l'accuratezza delle informazioni raccolte nella sessione di elicitazione.
Ci auguriamo che tu abbia già un'idea dell'elaborazione dei requisiti. Passiamo alle tecniche di elicitazione dei requisiti.
Requisiti Tecniche di Elicitation
Esistono diverse tecniche disponibili per l'elicitazione, tuttavia, le tecniche comunemente utilizzate sono spiegate di seguito:
# 1) Analisi degli stakeholder
Gli stakeholder possono includere membri del team, clienti, qualsiasi individuo che sia influenzato dal progetto o può essere un fornitore. L'analisi degli stakeholder viene eseguita per identificare gli stakeholder che saranno influenzati dal sistema.
# 2) Brainstorming
Questa tecnica viene utilizzata per generare nuove idee e trovare una soluzione per un problema specifico. I membri inclusi per il brainstorming possono essere esperti di dominio, esperti in materia. Molteplici idee e informazioni ti offrono un archivio di conoscenze e puoi scegliere tra diverse idee.
Questa sessione è generalmente condotta attorno al tavolo della discussione. A tutti i partecipanti dovrebbe essere concesso lo stesso tempo per esprimere le proprie idee.
La tecnica del brainstorming viene utilizzata per rispondere alle seguenti domande:
- Qual è l'aspettativa di un sistema?
- Quali sono i fattori di rischio che influenzano lo sviluppo del sistema proposto e cosa fare per evitarlo?
- Quali sono le regole aziendali e organizzative da seguire?
- Quali sono le opzioni disponibili per risolvere i problemi attuali?
- Cosa dovremmo fare affinché questo particolare problema non si verifichi in futuro?
Il brainstorming può essere descritto nelle seguenti fasi:
Ci sono alcune regole di base per questa tecnica che dovrebbero essere seguite per renderla un successo:
- Il limite di tempo per la sessione dovrebbe essere predefinito.
- Identifica i partecipanti in anticipo. Uno dovrebbe includere 6-8 membri per la sessione.
- L'ordine del giorno dovrebbe essere abbastanza chiaro per tutti i partecipanti.
- Con i partecipanti dovrebbero essere stabilite aspettative chiare.
- Una volta ottenute tutte le informazioni, combina le idee e rimuovi le idee duplicate.
- Una volta che l'elenco finale è pronto, distribuiscilo tra le altre parti.
Benefici :
- Il pensiero creativo è il risultato della sessione di brainstorming.
- Tante idee in poco tempo.
- Promuove la parità di partecipazione.
Svantaggi:
- I partecipanti possono essere coinvolti nel dibattito sulle idee.
- Possono esserci più idee duplicate.
# 3) Intervista
Questa è la tecnica più comune utilizzata per l'elicitazione dei requisiti. Le tecniche di intervista dovrebbero essere utilizzate per costruire solide relazioni tra analisti aziendali e stakeholder. In questa tecnica, l'intervistatore indirizza la domanda agli stakeholder per ottenere informazioni. Il colloquio individuale è la tecnica più comunemente usata.
Se l'intervistatore ha una serie predefinita di domande, viene chiamato un'intervista strutturata.
Se l'intervistatore non ha un formato particolare o domande specifiche, si chiama colloquio non strutturato .
Per un colloquio efficace, puoi prendere in considerazione la tecnica dei 5 perché. Quando ottieni una risposta a tutti i tuoi perché, hai finito con il processo del colloquio. Le domande aperte vengono utilizzate per fornire informazioni dettagliate. In questo intervistato non può dire solo Sì o No.
È possibile rispondere alle domande chiuse in forma Sì o No e anche per le aree utilizzate per ottenere la conferma delle risposte.
Regole di base:
- Lo scopo generale dello svolgimento delle interviste dovrebbe essere chiaro.
- Identifica in anticipo gli intervistati.
- Gli obiettivi dell'intervista dovrebbero essere comunicati all'intervistato.
- Le domande dell'intervista dovrebbero essere preparate prima dell'intervista.
- Il luogo del colloquio dovrebbe essere predefinito.
- Il limite di tempo dovrebbe essere descritto.
- L'intervistatore dovrebbe organizzare le informazioni e confermare i risultati con gli intervistati il prima possibile dopo l'intervista.
Benefici:
- Discussione interattiva con le parti interessate.
- Il follow-up immediato per garantire la comprensione dell'intervistatore.
- Incoraggiare la partecipazione e costruire relazioni stabilendo un rapporto con le parti interessate.
Svantaggi:
- È necessario del tempo per pianificare e condurre i colloqui.
- Si richiede impegno da parte di tutti i partecipanti.
- A volte è necessaria la formazione per condurre interviste efficaci.
# 4) Analisi / revisione dei documenti
Questa tecnica viene utilizzata per raccogliere informazioni aziendali rivedendo / esaminando i materiali disponibili che descrivono l'ambiente aziendale. Questa analisi è utile per convalidare l'implementazione delle soluzioni attuali ed è anche utile per comprendere le esigenze aziendali.
L'analisi dei documenti include la revisione dei piani aziendali, dei documenti tecnici, dei rapporti sui problemi, dei documenti dei requisiti esistenti, ecc. Ciò è utile quando il piano deve aggiornare un sistema esistente. Questa tecnica è utile per i progetti di migrazione.
Questa tecnica è importante per identificare le lacune nel sistema, ad esempio per confrontare il processo AS-IS con il processo TO-BE. Questa analisi aiuta anche quando la persona che ha preparato la documentazione esistente non è più presente nel sistema.
Benefici:
- I documenti esistenti possono essere utilizzati per confrontare i processi attuali e futuri.
- I documenti esistenti possono essere utilizzati come base per analisi future.
Inconvenienti :
- I documenti esistenti potrebbero non essere aggiornati.
- I documenti esistenti potrebbero essere completamente obsoleti.
- Le risorse lavorate sui documenti esistenti potrebbero non essere disponibili per fornire informazioni.
- Questo processo richiede molto tempo.
# 5) Focus Group
Utilizzando un focus group, puoi ottenere informazioni su un prodotto, un servizio da un gruppo. Il Focus group comprende esperti in materia. L'obiettivo di questo gruppo è discutere l'argomento e fornire informazioni. Un moderatore gestisce questa sessione.
Il moderatore dovrebbe collaborare con gli analisti aziendali per analizzare i risultati e fornire i risultati alle parti interessate.
Se un prodotto è in fase di sviluppo e la discussione è richiesta su quel prodotto, il risultato sarà l'aggiornamento del requisito esistente o potresti ottenere nuovi requisiti. Se un prodotto è pronto per la spedizione, la discussione riguarderà il rilascio del prodotto.
In che modo i focus group sono diversi dalle interviste di gruppo?
Un focus group non è una sessione di intervista condotta come gruppo; piuttosto è una discussione durante la quale si raccolgono feedback su un argomento specifico. I risultati della sessione vengono solitamente analizzati e riportati. Un focus group è generalmente composto da 6 a 12 membri. Se vuoi più partecipanti, crea più di un focus group.
Benefici :
- È possibile ottenere informazioni in una singola sessione anziché condurre un'intervista individuale.
- La discussione attiva con i partecipanti crea un ambiente sano.
- Si può imparare dalle esperienze degli altri.
Svantaggi:
- Potrebbe essere difficile riunire il gruppo nella stessa data e ora.
- Se lo stai facendo utilizzando il metodo online, l'interazione del partecipante sarà limitata.
- È necessario un moderatore esperto per gestire le discussioni dei focus group.
# 6) Analisi dell'interfaccia
L'analisi dell'interfaccia viene utilizzata per rivedere il sistema, le persone e i processi. Questa analisi viene utilizzata per identificare come le informazioni vengono scambiate tra i componenti. Un'interfaccia può essere descritta come una connessione tra due componenti. Questo è descritto nell'immagine sottostante:
L'analisi dell'interfaccia si concentra sulle seguenti domande:
- Chi utilizzerà l'interfaccia?
- Che tipo di dati verranno scambiati?
- Quando verranno scambiati i dati?
- Come implementare l'interfaccia?
- Perché abbiamo bisogno dell'interfaccia? Non è possibile completare l'attività senza utilizzare l'interfaccia?
Benefici:
- Fornisci requisiti mancati.
- Determina le normative o gli standard di interfaccia.
- Scopri le aree in cui potrebbe essere un rischio per il progetto.
Svantaggi:
- L'analisi è difficile se i componenti interni non sono disponibili.
- Non può essere utilizzato come attività di elicitazione autonoma.
# 7) Osservazione
L'obiettivo principale della sessione di osservazione è comprendere l'attività, il compito, gli strumenti utilizzati e gli eventi eseguiti da altri.
Il piano di osservazione garantisce che tutte le parti interessate siano consapevoli dello scopo della sessione di osservazione, concordino sui risultati attesi e che la sessione soddisfi le loro aspettative. È necessario informare i partecipanti che la loro performance non viene giudicata.
Durante la sessione, l'osservatore dovrebbe registrare tutte le attività e il tempo impiegato per eseguire il lavoro da altri in modo che possa simulare lo stesso. Dopo la sessione, il BA esaminerà i risultati e seguirà i partecipanti. L'osservazione può essere attiva o passiva.
Osservazione attiva è fare domande e provare a tentare il lavoro che altre persone stanno facendo.
Osservazione passiva è un'osservazione silenziosa, cioè ti siedi con gli altri e osservi semplicemente come stanno facendo il loro lavoro senza interpretarli.
Benefici:
- L'osservatore avrà una visione pratica del lavoro.
- Le aree di miglioramento possono essere facilmente identificate.
Svantaggi:
- I partecipanti potrebbero essere disturbati.
- I partecipanti potrebbero cambiare il loro modo di lavorare durante l'osservazione e l'osservatore potrebbe non ottenere un'immagine chiara.
- Le attività basate sulla conoscenza non possono essere osservate.
# 8) Prototipazione
La prototipazione viene utilizzata per identificare i requisiti mancanti o non specificati. In questa tecnica, vengono fornite frequenti demo al cliente creando i prototipi in modo che il cliente possa avere un'idea di come sarà il prodotto. I prototipi possono essere utilizzati per creare un modello di siti e descrivere il processo utilizzando i diagrammi.
Benefici:
- Fornisce una rappresentazione visiva del prodotto.
- Le parti interessate possono fornire un feedback in anticipo.
Svantaggi:
- Se il sistema o il processo è molto complesso, il processo di prototipazione potrebbe richiedere molto tempo.
- Le parti interessate possono concentrarsi sulle specifiche di progettazione della soluzione piuttosto che sui requisiti che qualsiasi soluzione deve soddisfare.
# 9) Workshop sui requisiti / JAD (Joint Application Development)
Questa tecnica è più orientata al processo e formale rispetto ad altre tecniche. Si tratta di incontri strutturati che coinvolgono utenti finali, PM, PMI. Viene utilizzato per definire, chiarire e completare i requisiti.
Questa tecnica può essere suddivisa nelle seguenti categorie:
- Workshop formali: Questi workshop sono altamente strutturati e di solito sono condotti con il gruppo selezionato di stakeholder. L'obiettivo principale di questo workshop è definire, creare, perfezionare e raggiungere la chiusura dei requisiti aziendali.
- Workshop sul miglioramento dei processi aziendali: Questi sono meno formali rispetto a quello sopra. Qui vengono analizzati i processi aziendali esistenti e vengono identificati i miglioramenti dei processi.
Benefici:
- La documentazione viene completata entro poche ore e viene fornita rapidamente ai partecipanti per la revisione.
- È possibile ottenere una conferma in loco sui requisiti.
- Requisiti raccolti con successo da un grande gruppo in un breve periodo.
- Il consenso può essere raggiunto quando vengono poste questioni e domande in presenza di tutti gli stakeholder.
Svantaggi:
- La disponibilità delle parti interessate potrebbe rovinare la sessione.
- La percentuale di successo dipende dall'esperienza del facilitatore.
- Un motivo del workshop non può essere raggiunto se ci sono troppi partecipanti.
# 10) Sondaggio / Questionario
Per il sondaggio / questionario, viene fornita una serie di domande agli stakeholder per quantificare i loro pensieri. Dopo aver raccolto le risposte dagli stakeholder, i dati vengono analizzati per identificare l'area di interesse degli stakeholder.
Le domande dovrebbero essere basate su rischi ad alta priorità. Le domande dovrebbero essere dirette e inequivocabili. Una volta che il sondaggio è pronto, informa i partecipanti e ricorda loro di partecipare.
Qui possono essere usati due tipi di domande:
- Aperto: Al rispondente viene data la libertà di fornire risposte con parole proprie piuttosto che selezionare da risposte predefinite. Questo è utile ma, allo stesso tempo, richiede tempo poiché interpretare le risposte è difficile.
- Chiusura conclusa: Include una serie predefinita di risposte per tutte le domande e il rispondente deve scegliere tra quelle risposte. Le domande possono essere a scelta multipla o possono essere classificate da non importanti a molto importanti.
Benefici:
- Facile da ottenere dati da un vasto pubblico.
- È richiesto meno tempo ai partecipanti per rispondere.
- Puoi ottenere informazioni più accurate rispetto alle interviste.
Inconveniente:
- Tutti gli stakeholder potrebbero non partecipare ai sondaggi.
- Le domande potrebbero non essere chiare a tutti i partecipanti.
- Le domande aperte richiedono più analisi.
- Potrebbero essere necessari sondaggi di follow-up in base alle risposte fornite dai partecipanti.
Tra tutte le tecniche di cui sopra, le prime cinque tecniche comunemente utilizzate per l'elicitazione sono mostrate nell'immagine sottostante.
Conclusione
In questo tutorial, abbiamo visto varie tecniche di elicitazione dei requisiti. Ora è il momento di esaminare diversi tipi di domande di intervista che possono essere poste sulle tecniche di elicitazione.
Di seguito sono indicati alcuni scenari per aiutarti a prepararti per il colloquio:
- Ci sono più divisioni in un'organizzazione e ti viene chiesto di raccogliere i requisiti per un sistema software di questa organizzazione. C'è un numero N di divisioni nell'organizzazione e devi raccogliere i requisiti da ciascuna divisione. Quindi, come analista aziendale, come raccoglierai i requisiti?
- Hai partecipato a tecniche di elicitazione dei requisiti? Se sì, qual è secondo te il più efficace e perché?
- Quali sono le principali sfide che hai dovuto affrontare mentre facevi l'elicitazione?
Prova a capire le risposte in base alla tua esperienza, ai tuoi progetti attuali e inserisci le risposte nella sezione dei commenti. Facci sapere come gestirai le domande di cui sopra.
Buon apprendimento !!
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