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10 migliori sistemi di gestione dei documenti per un flusso di lavoro migliore

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10 best document management systems

Prova Il Nostro Strumento Per Eliminare I Problemi

Sistema di gestione dei documenti più utilizzato:

Con il processo di digitalizzazione in corso, le persone desiderano ridurre il proprio lavoro cartaceo e si aspettano di avere accesso ai propri documenti importanti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

I sistemi di gestione dei documenti sono la soluzione migliore per rendere questo compito molto più semplice. I lettori PDF sono il miglior esempio di un sistema di gestione dei documenti attraverso il quale è possibile accedere al file PDF offline e archiviarlo per visualizzarlo e persino stamparlo e pubblicarlo in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

Document Management Systems è anche noto come Content Management System ed è ampiamente considerato come il componente di Enterprise Content Management (ECM). È correlato alla gestione dei record, flussi di lavoro, gestione delle risorse digitali, ecc.

Sistema di gestione dei documenti

In questo tutorial, daremo uno sguardo approfondito ai più popolari sistemi di gestione dei documenti utilizzati da numerose organizzazioni di successo per gestire i propri documenti cartacei in modo efficiente.

Cosa imparerai:

Cos'è la gestione dei documenti?

La gestione dei documenti può essere definita come il modo utilizzato dalle organizzazioni per gestire e tenere traccia dei documenti elettronici.

Linee guida per una migliore comprensione della gestione dei documenti:

  • Modifica simultanea ma separata dei documenti per evitare il conflitto di sovrascrittura.
  • Per tornare all'ultima versione accurata del documento in caso di errori.
  • Controllo della versione per distinguere tra due diverse versioni.
  • Ricostruzione di documenti.

Oggi, Document Management è disponibile da una piccola applicazione autonoma a configurazioni su larga scala a livello aziendale che incorpora funzionalità di riempimento dei documenti standard.

Queste caratteristiche includono:

  • Posizione di archiviazione
  • Sicurezza e controllo degli accessi
  • Auditing e indicizzazione
  • Classificazione, ricerca e recupero
  • Integrazione con l'applicazione desktop

Sistemi di gestione dei documenti

I sistemi di gestione dei documenti si riferiscono alla gestione e all'accesso ai documenti in formato elettronico.

I sistemi di gestione dei contenuti aziendali gestiscono e controllano i documenti digitali creati utilizzando Microsoft Office Suite e software di contabilità come CAD ecc.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti dovrebbe contenere i componenti indicati di seguito per dimostrarsi efficiente:

  • Importare: Per aprire un nuovo documento nel sistema.
  • Conservazione: Per mantenere i file di sistema e utilizzare l'archiviazione.
  • Identità: Recuperare documenti con precisione assegnando indici.
  • Esportare: Per rimuovere elementi dal sistema.
  • Sicurezza: Protezione con password su determinati file per utenti autorizzati.

=> Contattaci per suggerire un elenco qui.

I più diffusi sistemi di gestione dei documenti

Esaminiamo alcuni dei più diffusi sistemi di gestione dei documenti ampiamente utilizzati per ridurre la documentazione cartacea e migliorare le prestazioni basate sui documenti di un'organizzazione.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Alfresco
  4. LogicalDOC
  5. Ufficio Feng
  6. Nuxeo
  7. KnowledgeTree
  8. Seed DMS
  9. Casebox
  10. Documenti MasterControl
  11. M-Files
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. ademerit

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# 1) pCloud

pCloud

Caratteristiche principali

  • pCloud ti consentirà di impostare i permessi di gruppo o i livelli di accesso individuali.
  • È possibile controllare l'accesso ai dati tramite cartelle condivise.
  • Ti consentirà di commentare file e cartelle.
  • Mantiene registri dettagliati per l'attività dell'account.
  • Puoi accedere a qualsiasi versione precedente dei tuoi file.
  • Ha funzionalità per la gestione dei file, la condivisione, la protezione, il controllo delle versioni dei file, il backup dei file e la gestione delle risorse digitali.
=> Visita il sito web di pCloud

# 2) HubSpot

HubSpot Dashboard

Caratteristiche:

  • HubSpot Il software di gestione dei documenti di vendita e monitoraggio delle vendite sarà utile per creare una libreria di contenuti di vendita per l'intero team.
  • Sarai in grado di condividere documenti dalla tua casella di posta Gmail o Outlook.
  • Ti avviserà quando i potenziali clienti si interesseranno al contenuto inviato da te.
  • Fornirà informazioni su come il contenuto di vendita è utile per far avanzare il processo di vendita, sulla frequenza con cui il contenuto viene utilizzato dal team.
  • HubSpot ha un software di vendita all-in-one con molte funzionalità come monitoraggio e-mail, pianificazione e-mail, automazione delle vendite, chat dal vivo, rapporti, ecc.
=> Visita il sito Web HubSpot

# 3) Alfresco

Alfresco

Caratteristiche principali:

  • È un ECM open source che fornisce gestione dei documenti, collaborazione, gestione della conoscenza e dei contenuti web, gestione di record e immagini, repository di contenuti e flusso di lavoro
  • Supporta il Common Interface File System (CIFS) che consente la compatibilità dei documenti con Windows e sistemi operativi simili a Unix.
  • Alfresco viene fornito con supporto API e funziona come back-end per archiviare e recuperare i contenuti.
  • La facile personalizzazione e il controllo della versione sono le migliori caratteristiche di Alfresco ma sono piuttosto complesse da usare

Link ufficiale: Alfresco

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Caratteristiche principali:

  • LogicalDOC è un sistema basato su Java open source e può essere accessibile da qualsiasi browser web
  • Questo sistema è accessibile dalla propria rete e consente di creare e gestire un numero qualsiasi di documenti.
  • Aiuta a migliorare la produttività e la collaborazione dei sistemi di gestione dei documenti.
  • Dispone di un accesso rapido e di un facile recupero dei contenuti.
  • Utilizza framework Java come Hibernate, Lucene e Spring per fornire una soluzione di gestione dei documenti altamente flessibile.
  • Viene fornito con una serie di API ben definite da integrare con applicazioni di terze parti.

Link ufficiale: LogicalDOC

# 5) Ufficio Feng

Ufficio Feng

Caratteristiche principali:

  • Feng Office è un DMS open source con una piattaforma di collaborazione basata sul web.
  • Alcune buone caratteristiche di Feng Office includono il monitoraggio del tempo, il diagramma di Gantt, la gestione delle attività e la gestione della conoscenza.
  • È facile da usare e ti consente di taggare gli articoli.
  • Puoi persino monitorare e spedire il contenuto a più utenti contemporaneamente.
  • L'unico inconveniente è che alcune delle sue funzionalità sono a pagamento solo con ogni aggiornamento.

Link ufficiale: Feng Ufficio

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Caratteristiche principali:

  • Nuxeo è un sistema open source che gestisce il flusso di contenuti attraverso il ciclo economico.
  • Il sistema collaudato riduce il consumo di tempo necessario per la ricerca e il recupero dei contenuti.
  • Fornisce diversi modi per acquisire i contenuti, inclusa la scansione delle immagini.
  • La registrazione dell'audit è una delle buone funzionalità che puoi utilizzare per tenere traccia del contenuto ed è anche un modo più semplice.
  • Offre un ricco set di API, una piattaforma robusta, una facile personalizzazione e manutenzione dei progetti.
  • Ma è abbastanza complicato per i principianti e anche la personalizzazione di alcune istanze potrebbe diventare complessa.

Link ufficiale: Nuxeo

# 7) KnowledgeTree

KnowledgeTree

Caratteristiche principali:

  • Un sistema di gestione dei documenti open source che consente di tracciare, condividere e proteggere il contenuto.
  • Possiede funzionalità come metadati, flusso di lavoro, archivio documenti con controllo della versione e supporto WebDAV.
  • Puoi recuperare il contenuto giusto al momento giusto.
  • La funzione di riproduzione rapida consente all'utente di creare e gestire le cadenze dei contenuti.

Link ufficiale: KnowledgeTree

# 8) DMS seme

Seed DMS

Caratteristiche principali:

  • Seed DMS è un sistema di gestione dei documenti open source e di facile utilizzo.
  • Questo DMS è basato in particolare su PHP, MySQL e sqlite3.
  • Serve come piattaforma pronta per le aziende completamente sviluppata per tracciare, accedere, archiviare e condividere documenti.
  • Può essere considerato come la prossima versione di LetoDMS ed è completamente compatibile con esso.
  • Consente la modifica dei documenti disponibili in formato HTML.
  • Puoi preparare una presentazione online e consente la collaborazione in tempo reale.

Link ufficiale: Seme DMS

# 9) Casebox

Casebox

Caratteristiche principali:

  • Casebox è uno strumento estensibile per estendere il contenuto, il progetto e la gestione delle risorse umane.
  • È progettato per supportare Gestione attività, monitoraggio, ricerca full-text, Data Legacy, ecc.
  • Inoltre, Casebox è dotato di un eccellente meccanismo di controllo della versione e serve la logica condizionale per supportare la gestione dei record.
  • Casebox ti aiuta a memorizzare e bloccare più file in un unico posto con il controllo dell'utente su di esso.
  • Casebox fornisce anche un hosting sicuro con l'aiuto della crittografia SSL su un server crittografato.
  • La rete privata virtuale (VPN) può mantenere la tua comunicazione sicura.

Link ufficiale: Casebox

# 10) Documenti MasterControl

Documenti MasterControl

fase di progettazione del ciclo di vita dello sviluppo del software

Caratteristiche principali:

  • MasterControl Inc. è un software commerciale basato su cloud che consente una consegna più rapida del prodotto riducendo i costi complessivi e il consumo di tempo necessari per la gestione di documenti e contenuti.
  • Aumenta l'efficienza del prodotto e gestisce in modo sicuro le informazioni dell'azienda
  • Questo sistema fornisce funzionalità come controllo dei documenti, gestione dell'audit, gestione della qualità e altri processi normativi.
  • Oltre a queste, ci sono alcune altre funzionalità servite da questo strumento come Gestione della conformità, Collaborazione, Controllo degli accessi, Gestione della stampa, Controllo della versione, Consegna e indicizzazione dei documenti, Collaborazione e Ricerca full-text.

Link ufficiale: MasterControl

# 11) M-Files

M-Files

Caratteristiche principali:

  • M-Files aiuta a gestire le tue informazioni in modo sicuro con la sua funzione Check-out.
  • Questa funzione tiene traccia dei tuoi documenti con ogni piccolo e grande cambiamento.
  • È un sistema utile e facile da implementare e un robusto sistema di gestione dei documenti.
  • È disponibile anche per Windows e Mac, compatibile anche con dispositivi Android e iOS.
  • I file M possono essere facilmente integrati con altre applicazioni ed evita la duplicazione.

Link ufficiale: M-Files

# 12) Worldox

Worldox

Caratteristiche principali:

  • Worldox è un sistema commerciale e completo che gestisce documenti ed email.
  • Worldox è dotato di funzionalità di indicizzazione denominate Archiviazione e conservazione che rendono i dati disponibili immediatamente quando richiesto.
  • Può essere integrato con SharePoint e distribuito con Windows, Android, Mac, iOS e Cloud.
  • Le funzionalità di gestione dei documenti di Worldox includono la gestione della conformità, il controllo degli accessi, la conversione e l'indicizzazione dei documenti, la gestione della posta elettronica, il controllo della versione e la ricerca full-text.

Link ufficiale: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Caratteristiche principali:

  • Dokmee è un sistema di gestione dei documenti commerciali basato su cloud con l'efficienza e la sicurezza dei tuoi documenti.
  • Dokmee fornisce più desktop, nonché configurazione web, interfaccia user-friendly, strumenti di acquisizione e modifica.
  • Dokmee supporta eccellenti funzionalità di automazione con funzioni di indicizzazione e ricerca di base.
  • Abilita una serie di strumenti di tracciamento e imaging dei documenti per un migliore supporto.

Link ufficiale: Dokmee

# 14) ademerit

ademerit

Caratteristiche principali:

  • Supporta il meccanismo di controllo centralizzato per archiviare i documenti in un'unica posizione.
  • I tuoi documenti digitali possono essere organizzati rapidamente con competenza logica ed essere resi disponibili sia in versione commerciale che open source.
  • I documenti scansionati possono essere convertiti in PDF ricercabili tramite la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
  • Il sistema agile basato sul web salva il tuo file nel cloud ma non esegue automaticamente il backup dei tuoi dati e nessun dato può essere ripristinato.
  • Compatibile con tutti i sistemi operativi e quindi consente la ricerca full-text e il controllo della versione.

Link ufficiale: ademerit

Oltre a questi, i 12 migliori sistemi di gestione dei documenti, ne abbiamo ancora alcuni che possono essere aggiunti all'elenco sopra. Ho dato loro una breve introduzione nella sezione sottostante.

Strumenti aggiuntivi

#quindici) eFileCabinet : Questo strumento commerciale può essere integrato con tutte le applicazioni di Microsoft Office. È disponibile con diverse versioni di documenti ospitati e lato server.

La sua caratteristica unica del flusso di lavoro ti consente di pianificare le tue attività in modo efficiente.

Link ufficiale: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Aiuta a gestire i tuoi documenti importanti con tutti i dettagli come date e contenuti.

Puoi preparare audit interni ed esterni utilizzando i tuoi documenti in ContractZen.

Link ufficiale: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault fornisce Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) e Cloud Document Management Solutions per gestire i tuoi documenti.

Aiuta a ridurre il costo della produttività con il supporto completo dell'automazione.

Link ufficiale: MaxxVault

# 18) DocsVault : I sistemi di gestione dei documenti DocsVault sono dotati delle migliori funzionalità adatte per gestire e tenere traccia dei tuoi documenti.

Comprende il controllo della versione, la sicurezza dei documenti, gli audit trail e la cronologia, i flussi di lavoro dei documenti elettronici, la creazione di profili e tag dei documenti, ecc.

Link ufficiale: DocsVault

# 19) eVault : eVault è un sistema di gestione dei documenti basato sul web. Fornisce la gestione della conformità, la gestione della gerarchia a più livelli, ecc.

Come qualsiasi altro sistema di gestione dei documenti, eVault fornisce anche il controllo degli accessi, l'indicizzazione dei documenti, il controllo delle versioni, ecc.

Link ufficiale: eVault

#venti) Catalizzatore : Catalyst ha sviluppato più prodotti commerciali come Catalyst Insights basati su XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track e OnRamp.

È sviluppato con più servizi di supporto linguistico.

Link ufficiale: Catalizzatore

# 21) D rupal : Drupal è un sistema di gestione dei contenuti open source che è ben noto per le sue funzionalità come la creazione di contenuti, le prestazioni e la sicurezza.

La modularità è il principio fondamentale di Drupal. Questo sistema è flessibile, scalabile e facile da usare. Puoi creare il tuo framework digitale integrato con Drupal.

Link ufficiale: Dott cadde

# 22) Virtuale Ufficio : Virtual Office ha una funzione di ricerca per cercare qualsiasi testo, autore, attributi, ecc.

Fornisce inoltre una buona gestione dei file con archiviazione sicura. Si adatta al contesto aziendale e trova le informazioni rapidamente al momento giusto.

Ulteriore lettura = >> Il miglior software di blocco delle cartelle per Windows 10

Link ufficiale: Virtuale Ufficio

# 2. 3) archivio bitfarm : bitfarm-Archiv è un sistema di gestione dei documenti open source e Enterprise Content Management per l'archiviazione a prova di audit.

Alcune caratteristiche importanti includono l'archiviazione automatica di più fonti di documenti, la ricerca full-text, la configurazione flessibile, ecc.

Link ufficiale: archivio bitfarm

Questo è tutto!! Abbiamo finito con i più diffusi sistemi di gestione dei documenti.

Puoi sceglierne uno o più in base alle tue esigenze e vedere quale sarà più adatto alla tua organizzazione. Con l'uso di questo software la produttività complessiva aumenta e rende anche le attività molto più semplici e flessibili.

Conclusione

Document Management riduce la proporzione di sforzi e tempo spesi per la gestione di documenti e contenuti.

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Gestire le pratiche burocratiche e tenere traccia dei record è un lavoro noioso per chi lo gestisce, ma i software sopra menzionati sono molto utili per renderlo flessibile in un tempo minore.

I sistemi di gestione dei documenti acquisiscono e organizzano i documenti in documenti elettronici per accedervi, gestirli e monitorarli facilmente in qualsiasi momento secondo le vostre necessità. L'acquisizione e l'indicizzazione sono le grandi caratteristiche di DMS che vengono utilizzate per combinare più documenti e più grandi contemporaneamente.

=> Contattaci per suggerire un elenco qui.

Spero che tu ne abbia scelto uno dall'elenco sopra !!!

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