sharepoint document management system tutorial
Analisi approfondita del sistema di gestione dei documenti di SharePoint, delle sue versioni e caratteristiche:
In questo articolo, discuteremo che cos'è SharePoint, come creare un sistema di gestione dei documenti di SharePoint, i pro e i contro dell'utilizzo di SharePoint e diversi tipi di download.
La gestione di un'enorme quantità di documentazione in qualsiasi organizzazione può essere molto faticosa sia in termini di tempo che di lavoro e può ancora essere soggetta a errori. Tuttavia, è fondamentale mantenere tutti i documenti in posizione affinché il progetto funzioni senza intoppi.
Tutte le organizzazioni hanno bisogno di un sistema robusto per conservare la propria documentazione in modo sicuro e nel giusto ordine. Approfondiamo uno dei sistemi di gestione dei documenti più robusti forniti da SharePoint, un prodotto Microsoft.
Cosa imparerai:
- Cos'è un sistema di gestione dei documenti?
- Cos'è SharePoint?
- Prerequisiti per creare un sistema di gestione dei documenti in SharePoint
- Creazione di un sistema di gestione dei documenti in SharePoint
- Caratteristiche del sistema di gestione dei documenti di SharePoint
Cos'è un sistema di gestione dei documenti?
Un Document Management System è un software che controlla e tiene traccia dell'intero ciclo di vita dei documenti. Il ciclo di vita di un documento ha vari passaggi, dal suo inizio alla sua disattivazione.
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Utilizzando un sistema di gestione dei documenti, un documento che viene creato può essere memorizzato e tracciato attraverso ogni versione dello stesso, coprendo ogni caratteristica mutevole del documento, inclusi ogni dettaglio della sua modifica, revisione e utilizzo.
Qual è il ciclo di vita del documento?
I cinque passaggi fondamentali del ciclo di vita di un documento sono:
1) Pianificazione
La fase di pianificazione è dove viene abbozzato un piano di ciò che il documento deve contenere. Il modo in cui il documento deve essere strutturato viene pensato e i dati necessari vengono raccolti per creare il documento
2) Creazione
In questa fase, viene creata e numerata una bozza del documento. Ad esempio: versione 1.0; durante il quale l'autore crea il documento pronto per essere sottoposto a revisione.
3) Revisione
In questo passaggio, la bozza o la prima versione del documento viene passata a un revisore. Il revisore esamina attentamente il documento e suggerisce eventuali modifiche necessarie.
4) Modifica
Durante la modifica, l'autore o talvolta un editore accetta le modifiche richieste e lavora sul documento per incorporare le modifiche.
5) Approvazione
Questa è la fase finale, durante la quale il documento viene approvato da un esperto in materia autorizzato a firmarlo.
I passaggi precedenti del ciclo di vita di un documento possono includere più passaggi, in base ai termini dell'organizzazione e alla capacità del progetto. Un ciclo di vita così complesso di un documento può essere gestito con facilità utilizzando un potente strumento come SharePoint.
Nella prossima sezione vedremo cos'è SharePoint e come può essere utilizzato per la gestione dei documenti?
SharePoint è una piattaforma collaborativa che consente l'utilizzo parallelo e le attività multiutente nelle organizzazioni per archiviare e gestire soluzioni di gestione dei dati da semplici a complesse.
SharePoint è stato lanciato nell'anno 2003 da Microsoft. Fin dall'inizio, Microsoft ha sviluppato varie versioni di prodotti e download SharePoint per soddisfare le diverse esigenze dei clienti.
1) SharePoint Online
Si tratta di un servizio basato su cloud che consente a un'azienda di iscriversi ai servizi di SharePoint Online e gestire le transazioni dei documenti con tutte le parti interessate utilizzando la piattaforma cloud, invece di installare SharePoint localmente in locale.
2) SharePoint Server
In base alle esigenze aziendali, SharePoint può essere installato e distribuito in locale utilizzando la versione di SharePoint Server.
Oltre ai due tipi di download precedenti, sono disponibili alcune altre versioni.
Il SharePoint Foundation , che è una versione precedente di SharePoint, disponibile solo in SharePoint 2013. Questa è ancora ampiamente utilizzata. Inoltre, c'è un file SharePoint Designer 2013 utilizzato per creare soluzioni abilitate al flusso di lavoro. Il popolarmente noto OneDrive, che ha la sua versione per le aziende chiamata OneDrive Business sync.
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Pertanto, in base ai requisiti e alla capacità dell'azienda, i clienti possono scaricare la rispettiva versione di SharePoint per soddisfare le loro esigenze.
In questa sezione vedremo quanto sia vantaggioso per un'organizzazione scegliere SharePoint per la sua gestione dei documenti.
Vantaggi dell'utilizzo di SharePoint per la gestione dei documenti:
1) Elevata sicurezza e integrità
Le funzionalità di sicurezza di Microsoft SharePoint sono così solide che l'utente non dovrà mai preoccuparsi dell'accesso non autorizzato a file di informazioni classificate o della mancata integrità dell'applicazione.
2) Facile da usare
SharePoint è stato creato tenendo presente tutti i livelli di parti interessate che possono utilizzare questo strumento e quindi è progettato in modo tale da essere facile da usare per tutti gli utenti.
3) Amministrazione con una totalità
SharePoint presenta una console per l'amministrazione centrale, utilizzando la quale l'amministrazione avrà accesso per aggiungere le sue caratteristiche, impostazioni e configurazione con un controllo completo.
4) Personalizzazione
Il livello di personalizzazione fornito da SharePoint agli sviluppatori è molto vasto, utilizzando questo; lo strumento può essere ottimizzato e completamente personalizzato secondo i requisiti aziendali.
5) Collaborazione
Questa è la migliore e una delle caratteristiche più importanti di SharePoint che aiuta tutti gli utenti di SharePoint nell'azienda a rimanere collaborati e aggiornati e a rimanere aggiornati con ogni fase del ciclo di vita del documento. L'ultima versione di SharePoint fornisce anche lo streaming di informazioni in tempo reale.
Non importa quanto sia buono un sistema, ci saranno sempre degli svantaggi. Tuttavia, è importante che l'utente determini le priorità e i requisiti di utilizzo per valutare i vantaggi rispetto ai contro.
Contro dell'utilizzo di SharePoint per la gestione dei documenti:
1) Basato sul Web
Come sappiamo, l'accesso a SharePoint richiede Internet, che necessita di una rete solida e anche una connessione di rete solida a volte tende a fallire. In questi momenti, l'utilizzo di SharePoint diventa impossibile a causa della sua dipendenza da Internet.
2) Pacchetto di molte attività
Sappiamo che SharePoint ha più potenzialità della semplice archiviazione di documenti, come flussi di lavoro automatizzati, ecc. Quindi, per una piccola impresa che ha bisogno solo di uno strumento per l'archiviazione di documenti online, ci sono altri strumenti più adatti sul mercato.
3) Abbonamento
Ogni nuovo dipendente che accede a SharePoint necessita di un pagamento mensile per l'abbonamento, che potrebbe rivelarsi costoso per le organizzazioni con requisiti inferiori e budget inferiori.
Prima di creare e approfondire gli aspetti di navigazione della gestione dei dati in SharePoint, qui vediamo i requisiti che devono essere in atto:
1) Determina il tipo di documenti che andrà nel sistema:
In base al tipo di documento che entra nel sistema, gli utenti potranno impostare un file modello per ogni tipo di documento, in modo che sia pronto per l'uso.
Due) Elenca i file tipo di informazione che deve essere raccolto per ogni documento:
È molto importante disporre dei metadati per il documento caricato, quindi è necessario elencare e impostare i campi da compilare per i metadati, in modo che tutti gli utenti abbiano tutte le informazioni necessarie sui documenti caricati. Anche in base a questo, si potrebbe decidere il posizione o il percorso , dove il documento viene inserito nel sistema
3) Lavorare con Metadati :
A differenza della configurazione tradizionale di cartelle e sottocartelle che occupano un'immensa memoria e ancora non mantengono tutto organizzato, nel modo in cui ci si aspetta, in SharePoint utilizziamo i metadati per renderlo più sistematico e più accessibile.
Quindi, ecco come impostiamo il sistema SharePoint secondo i metadati: ogni documento caricato deve essere etichettato con i metadati appropriati e predefiniti. Con questo, la ricerca con le parole chiave fornisce i risultati più appropriati / accurati.
4) Contenuto Tipi:
È anche importante organizzare i tipi di contenuto nel sistema di gestione dei documenti. Un tipo di contenuto non è altro che letteralmente: il tipo di contenuto. Puoi classificare i documenti in base al tipo di contenuto che hai.
Ad esempio: se sono presenti dieci conteggi di documenti word che sono HLD, cinque fogli Excel di casi di test e due conteggi di documenti word di piani di test, è possibile classificarli in base al tipo di contenuto. In termini più specifici di SharePoint, i tipi di contenuto contengono i tipi di metadati su cui è classificato il contenuto.
I tipi di contenuto possono essere riutilizzati per diversi scenari e requisiti. Nelle impostazioni di SharePoint, ci sono molte opzioni per creare nuovi tipi di contenuto e per includere anche il tipo di contenuto in un gruppo più ricercabile per un utilizzo futuro.
5) Controllo dell'accesso :
Sulla base dei punti precedenti, il controllo di accesso può essere fornito, per consentire agli utenti di mantenere i propri documenti protetti e accessibili solo a utenti selezionati.
Anche, impostazione dei ruoli per utenti diversi con diversi gradi di controllo sul documento (creazione, revisione, eliminazione e approvazione del documento, ecc.) è possibile.
6) SharePoint 2013 include anche Politiche per i documenti per garantire che soddisfi le linee guida aziendali e i requisiti legali.
(Immagine fonte )
Questa sezione spiega come vengono caricati i file nel sistema SharePoint e le possibilità di utilizzo dei file.
1) Con SharePoint's interfaccia facile da usare , un file può essere caricato semplicemente utilizzando la funzionalità 'carica' o il pulsante di caricamento. Esattamente il modo in cui selezioni un file per allegarlo a un'e-mail.
Due) Dopo aver caricato il documento, un sacco di file le voci possono essere compilate in base al progetto . Ad esempio, se si tratta di un progetto con molti moduli, è possibile riempire i campi con i dettagli per indicare a quale modulo appartiene il file.
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3) Dopo aver inserito tutti i dettagli, è possibile salvare il file e il file viene caricato nel sistema con alcuni metadati compilati automaticamente come, chi ha creato il file, quando il file è stato creato, numero di versione, ecc. e alcuni dati inseriti come i dettagli del modulo, ecc.
4) Ogni volta che un documento viene modificato, la versione viene elencata nella sua cronologia e gli utenti possono vedere il file cronologia delle versioni del documento - o solo per visualizzarlo o per ripristinare il file a una particolare versione precedente.
5) Dopo che il documento è stato caricato in SharePoint, c'è sempre un collegamento creato per ogni file. Questo il collegamento può essere condiviso per due scopi: visualizzarlo o modificarlo.
6) Se hai Office 365, puoi anche farlo cerca qualsiasi documento in SharePoint con la funzionalità di ricerca nella macchina locale.
7) I documenti possono essere creati, modificati ed eliminati con le autorizzazioni appropriate, in qualsiasi momento in base alle mutevoli esigenze o esigenze aziendali.
Quando viene creato un file di documento per un progetto che ha continui miglioramenti e modifiche, anche la modifica del documento in questione diventa un processo continuo. Un decennio fa, anche con l'uso di tecnologie all'avanguardia, mentre più utenti potevano accedere a cartelle e unità condivise, solo una persona, l'amministratore, avrebbe il diritto di apportare eventuali modifiche ai file nei Drive condivisi, il che sarebbe insufficiente .
Oggi, con l'utilizzo di SharePoint, abbiamo molte caratteristiche interessanti che danno pari opportunità a tutti i suoi iscritti, di soddisfare le richieste dei loro ruoli, senza dover compromettere il proprio lavoro o il lavoro svolto da un'altra persona sul documento.
Ecco alcune caratteristiche che rendono interessante SharePoint:
1) Controllo delle versioni
SharePoint consente a ogni utente di leggere o apportare modifiche allo stesso file di documento e assegna a ogni versione del documento un numero di versione univoco, accompagnato dai commenti dell'utente, indicando quali modifiche sono state apportate in questa fase o in questa versione del documento.
2) Blocco del file
Una persona che utilizza un file per modificarlo blocca il file utilizzando la funzione Check-out in modo che non vi siano conflitti nel mantenere la versione corretta del file e ogni modifica apportata viene registrata correttamente in sequenza.
Dopo che la persona ha finito di lavorare con il file, utilizza la funzione di archiviazione per sbloccare il file, per consentire a un altro utente di assumere il controllo in modo simile.
Ad esempio, se l'utente A deve modificare i dati nel file X, e l'utente B ha anche il compito di modificare lo stesso file. L'utente A accede al file X su SharePoint alle ore 00:01 e l'utente B vi accede alle ore 00:03, quindi l'utente A vi accede, esegue un check-out per modificare il file in modo che l'utente B non possa modificarlo contemporaneamente tempo. Una volta terminato, l'utente A esegue il check-in. Dopo il check-in da parte dell'utente A, l'utente B riceve una notifica, quindi può ora accedervi, effettuare il check-out e apportare le sue modifiche, quindi effettuare il check-in una volta fatto.
3) Metadati
SharePoint fornisce informazioni dettagliate sullo stato corrente di un file come: quando il file è stato modificato, chi ha modificato il file, se l'ultima modifica è stata approvata o meno, un collegamento al documento, ecc. Tale stato dettagliato del documento aiuta ogni gli stakeholder aziendali che hanno accesso al file, acquisiscono una visione completa dello stato attuale.
Conclusione
SharePoint Document Management System è un archivio collaborato di file, siano essi piattaforme basate su cloud o su server, è facile da usare e dispone di funzionalità di sicurezza integrate.
Sebbene sul mercato possano esserci molti di questi strumenti, che possono essere meno costosi e più facili da usare, SharePoint di Microsoft ha caratteristiche eccellenti per un robusto sistema di gestione dei documenti.
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