Tutorial Atlassian Confluence per principianti: una guida completa

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Tutorial Atlassian Confluence per principianti: come utilizzare il software Confluence

Nel nostro precedente tutorial in questo Serie di formazione JIRA per tutti , abbiamo appreso Zephyr per JIRA . Qui, in questo tutorial esploreremo in dettaglio Atlassian Confluence.

Come definito nel dizionario Merriam-Webster, la parola confluenza significa 'Un venire o fluire insieme, un incontro o un raduno a un certo punto'.

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Fedele alla definizione Il software Confluence, sviluppato da Atlassian, è efficace software di collaborazione in team che fornisce una piattaforma comune ai team per lavorare insieme e condividere le informazioni in modo efficiente.

Questo è un ottimo strumento per centralizzare il repository della conoscenza. Confluence può essere pensato quasi come un wiki con strumenti avanzati per la creazione di contenuti.

Il Confluenza lo strumento di collaborazione sui contenuti è disponibile sia come SaaS, ovvero basato su abbonamento ospitato centralmente sul cloud, sia come applicazione Self Hosted con la possibilità di installare un server dedicato interno o utilizzare Confluence Datacenter.

In questo tutorial di Confluence, discuteremo le funzionalità dell'opzione basata su abbonamento.

Scarica: Puoi scaricare questo strumento da questa pagina .

Cosa imparerai:

• Perché abbiamo bisogno di Confluence?
• Vantaggi
• Familiarizzare con la terminologia
  • Pannello di controllo
  • Concetto di spazi
  • Barra laterale spaziale
  • Menu di intestazione
  • Crea funzionalità
• Come creare e gestire il tuo spazio e le tue pagine
  • Passaggio 1: creazione del tuo spazio
  • Passaggio 2: creazione di nuove pagine
  • Passaggio 3: opzioni di formattazione
• Documento di esempio
• Alcune domande frequenti
• Conclusione
• Lettura consigliata

Perché abbiamo bisogno di Confluence?

Quante volte capita che noi tester solleviamo bug, solo per scoprire che i requisiti sono stati modificati qualche tempo dopo l'inizio dello sviluppo e a causa della mancanza di comunicazione sul cambiamento, i tester non sono stati informati di questo cambiamento prima dell'inizio del test?

Di conseguenza, il bug segnalato viene quindi chiuso come Non valido . Ciò può essere frustrante per i tester poiché la loro credibilità è influenzata dalla confusione e dall'incertezza su quali altre modifiche non comunicate possono essere presenti nell'applicazione in fase di test.

Un altro fastidio comune è quando le informazioni importanti sono sepolte sotto catene di e-mail su diversi thread di posta ed è difficile da recuperare.

Gli strumenti di collaborazione sono una buona soluzione per questi scenari perché:

• Tutte le informazioni sono archiviate in un'unica posizione centrale, il che le rende facilmente accessibili a tutti gli utenti, quindi non è più necessario eseguire la scansione di catene di posta elettronica o note di riunione per cercare le informazioni richieste
• Qualsiasi aggiornamento apportato alle informazioni attiva una notifica ad altri utenti, il che rende facile per gli utenti rimanere aggiornati sulle ultime discussioni
• Questo strumento ha una curva di apprendimento semplice, quindi non richiede alcuna formazione o certificazione speciale per iniziare a utilizzare questo strumento
• Esistono numerose applicazioni della vita reale per le quali è possibile utilizzare la confluenza, discuteremo di alcune di queste applicazioni in questo articolo

Vantaggi

# 1. Gestione dei contenuti

La gestione dei contenuti include la creazione, la manutenzione, l'organizzazione e l'eliminazione del contenuto. Gli strumenti per la creazione di contenuti sono facili da usare e includono una varietà di funzioni, dalla formattazione del testo di base, alla creazione di tabelle fino al collegamento di documenti e all'incorporamento di macro.

Il contenuto può essere organizzato in spazi separati, ordinati e disposti in ordine gerarchico secondo necessità.

# 2. Ricerca

Questo strumento supporta una ricerca full-text per tutto il contenuto. I risultati della ricerca includeranno qualsiasi risultato corrispondente al testo nel contenuto principale e nei commenti delle pagine. Ciò si traduce in una ricerca molto dettagliata.

# 3. Modelli di confluenza

Questo strumento viene fornito con alcuni modelli di best practice che possono essere utilizzati per creare pagine preformattate.

# 4. Integrazione con JIRA

JIRA e Confluence sono entrambi sviluppati da Atlassian e si integrano perfettamente l'uno con l'altro. Il lavoro di sviluppo può essere monitorato in JIRA e i report corrispondenti possono essere generati tramite collegamento automatico.

# 5. Controllo delle versioni di pagine e file

Poiché si tratta di uno strumento di collaborazione, inutile dirlo, verrebbe utilizzato più volte da vari team interfunzionali a tutti i livelli. Per tenere traccia delle modifiche apportate dall'ultima modifica, Confluence salva automaticamente la versione precedente di pagine e file.

Questa versione precedente può essere utilizzata per confrontare la differenza o persino ripristinare l'ultima modifica, se necessario.

# 6. Risposta

Il feedback del team sotto forma di commenti può essere inserito nelle pagine e sempre consultato o anche cercato quando necessario.

# 7. Gestione utenti

È possibile impostare autorizzazioni basate su utenti e gruppi. È anche possibile impostare autorizzazioni separate di visualizzazione, modifica e amministrazione per ogni spazio. Discuteremo il concetto di spazi nella prossima sezione.

# 8. Componenti aggiuntivi e plug-in

Questo strumento ha una vasta gamma di plug-in aggiuntivi disponibili che possono essere utilizzati per eseguire funzioni al di là degli standard che lo strumento ha da offrire. Alcuni componenti aggiuntivi popolari sono Draw.io Diagrams, Balsamiq Mockups, Scroll PDF exporter, ecc.

Familiarizzare con la terminologia

Pannello di controllo

La dashboard è la pagina di destinazione che un utente connesso vede dopo aver effettuato correttamente l'accesso. La dashboard fornisce una rapida istantanea degli aggiornamenti recenti da parte del team insieme ai recenti aggiornamenti effettuati dall'utente stesso.

Insieme agli aggiornamenti, la dashboard mostra anche gli spazi di cui l'utente è membro. Discuteremo più spazi nella prossima sezione. La barra laterale contenente aggiornamenti e dettagli sullo spazio è pieghevole per ottimizzare l'esperienza di visualizzazione.

Di seguito è riportato un esempio di Confluence Dashboard.

La dashboard è personalizzabile e l'amministratore può configurare una dashboard universale che tutti gli utenti vedranno.

Concetto di spazi

Secondo il dizionario Merriam-Webster, uno dei significati della parola significa spazio 'In misura limitata in una, due o tre dimensioni'. Gli spazi in questo strumento sono un modo per organizzare il contenuto. Gli spazi possono essere pensati come singoli contenitori di file in cui il contenuto può essere classificato e organizzato in modo significativo.

Non esiste una regola standard su quanti spazi devono essere o devono essere creati. L'utente può creare un numero qualsiasi di spazi con i propri scopi specifici per facilitare la collaborazione all'interno dei team.

Di seguito è riportato un esempio degli spazi che vengono creati in base alle diverse unità organizzative.

La directory dello spazio contiene un elenco di tutti gli spazi creati dalla confluenza. Puoi sfogliare gli spazi in base al tipo di spazio: sito, personale o i miei spazi. I miei spazi si riferiscono ai siti creati dall'utente stesso loggato e possono essere sia sito che spazio personale.

Di seguito è riportato un esempio della directory dello spazio.

Confluence consente la creazione di due spazi: spazi del sito e spazi personali. Di seguito è riportato un confronto di questi tipi di spazio:

Barra laterale spaziale

La barra laterale dello spazio è un menu comprimibile nello spazio e nelle pagine e viene utilizzata per navigare tra le diverse pagine. Le pagine vengono visualizzate sotto forma di una struttura ad albero gerarchica.

Menu di intestazione

Il menu dell'intestazione è visibile in tutte le pagine e contiene il logo Confluence e un menu predefinito con opzioni predefinite: Spazi, Persone, Crea, menu della guida, notifiche e gestione del profilo personale. Questo menu di intestazione è personalizzabile e più opzioni di menu possono essere visualizzate come richiesto dall'utente

Questa pagina del dashboard è accessibile da qualsiasi pagina: l'utente può fare clic sul logo nel menu principale e l'utente verrà reindirizzato alla dashboard.

Crea funzionalità

La funzionalità Crea viene utilizzata per creare nuove pagine all'interno di qualsiasi spazio scelto nell'ordine gerarchico desiderato. Discuteremo questa funzionalità in modo più dettagliato nella prossima sezione.

L'immagine sotto riassume praticamente le principali funzionalità che useresti come utente di confluenza:

strumenti per testare servizi web riposanti

(Immagine fonte )

Come creare e gestire il tuo spazio e le tue pagine

In questa sezione, discuteremo come creare e gestire il tuo spazio e le tue pagine da zero.

Passaggio 1: creazione del tuo spazio

Ora scegli il tipo di spazio che desideri creare

Ora inserisci le informazioni richieste nel passaggio successivo. Ti verrà richiesto di inserire il nome dello spazio, una chiave spazio e altri campi obbligatori o facoltativi a seconda del tipo di spazio scelto.

La chiave dello spazio è una chiave univoca utilizzata nell'URL dello spazio e viene generata automaticamente quando l'utente digita il nome dello spazio, ma è possibile modificarlo se necessario.

Congratulazioni, hai appena creato con successo il tuo primo spazio Confluence !!

Ora passiamo alla creazione di alcune pagine e contenuti da condividere in questo spazio appena creato.

Passaggio 2: creazione di nuove pagine

Hai la possibilità di creare una nuova pagina vuota o scegliere tra i modelli disponibili. La prima pagina verrà creata come pagina principale. Le pagine successive possono essere create sotto questa pagina principale o come pagina separata a seconda di come vuoi strutturare il tuo spazio.

• Creazione di una pagina vuota

• Creazione di una pagina dai modelli disponibili

A seconda del modello scelto, ti verrà richiesto di eseguire alcuni passaggi aggiuntivi come l'inserimento del nome della pagina, ecc. Ho scelto il modello di riunione retrospettiva e mi è stato chiesto di inserire il titolo e i partecipanti.

Verrà creata la nuova pagina e potrai modificare e inserire le informazioni richieste.

Passaggio 3: opzioni di formattazione

Questo strumento ha un'enorme varietà di opzioni di formattazione e visualizzazione del testo. Discutiamo brevemente alcune opzioni di uso comune dalla barra dei menu di formattazione del testo.

• Stili di formattazione - ci sono diversi stili di compilazione disponibili per il testo, ad es. Paragrafo, titoli, citazione ecc.

• Opzioni relative ai caratteri - Viene fornita la funzionalità di base per aggiornare il colore del carattere, rendere il testo in grassetto, corsivo ecc

• Liste - Per impostazione predefinita, sono disponibili 3 tipi di opzioni di elenco: elenco puntato, elenco numerato e elenco attività. L'elenco delle attività è mostrato da una casella di controllo davanti ad esso. Una volta completata l'attività, è possibile selezionare una casella di controllo per indicare il completamento

• Allinea le opzioni - Il testo può essere allineato a sinistra, a destra o al centro come richiesto

• Layout di pagina - Utilizzando questa opzione l'utente può definire le sezioni all'interno del documento e gestire il layout della pagina

• Inserimento di file e immagini - L'utente può caricare file e immagini sulla pagina come desiderato

• Inserimento di collegamenti - L'utente può aggiungere collegamenti ad altre pagine web o altre pagine di Confluence nei documenti di Confluence per una facile consultazione

• Lavorare con le tabelle - Le opzioni della tabella e la barra degli strumenti fornite nel software Confluence sono simili alle opzioni della tabella in MS Word. I simboli sono autoesplicativi e la funzionalità è di facile comprensione e utilizzo

• Inserisci più opzioni di contenuto - Sono già disponibili opzioni predefinite in Confluence per l'inserimento di file e immagini, l'inserimento di collegamenti e la creazione di tabelle. Per qualsiasi contenuto aggiuntivo come l'aggiunta di fogli Google o l'inserimento di plug-in, ecc. Utilizziamo l'opzione Inserisci più contenuto

Documento di esempio

Di seguito è riportata una pagina di esempio che ho creato per dimostrare alcune delle funzionalità di cui abbiamo discusso finora.

Alcune domande frequenti

D # 1) Questo strumento sembra essere un ottimo modo per condividere e memorizzare le informazioni. Potete fornire alcune applicazioni pratiche?

Questo strumento può essere utilizzato nei vari ambienti tecnici e non tecnici.

Alcune applicazioni sono le seguenti:

• Come base di conoscenza - Una knowledge base è fondamentalmente un archivio di informazioni. Di solito contiene documentazione su come eseguire determinate operazioni e forse anche informazioni su come risolvere i problemi dei prodotti. Un esempio può essere che il team di controllo qualità gestisca e condivida informazioni sui processi, su come testare documenti, articoli informativi, suggerimenti per la risoluzione dei problemi ecc.
• Come la tua Intranet - Intranet si riferisce a una rete interna di qualsiasi organizzazione ed è un centro di visualizzazione e condivisione di informazioni. Un esempio può essere uno spazio creato dal dipartimento Risorse umane per condividere le politiche aziendali, le politiche sulle ferie, gli eventi imminenti, le guide utente per strumenti comuni come la richiesta di ferie ecc. Le informazioni possono essere facilmente condivise e l'accesso è limitato agli utenti di Confluence all'interno della tua azienda, quindi è una piattaforma sicura
• Per i team software - Per i team software, questo strumento può essere utilizzato per scrivere e gestire i requisiti del prodotto, creare e condividere note di rilascio, collaborare e registrare le decisioni dei team, creare documentazione tecnica, creare blog per condividere i progressi dei team, ecc.

D # 2) Voglio riorganizzare le pagine nel mio spazio. Come lo faccio?

Questo strumento fornisce la funzionalità per spostare e riordinare le tue pagine all'interno dello spazio come desiderato dall'utente. L'operazione è un'operazione di trascinamento abbastanza semplice che consente di riordinare le pagine sotto lo stesso genitore o spostare le pagine da una pagina principale a un'altra pagina principale.

Per spostare o riordinare una pagina, vai a Space Tools-> fare clic su Content Tools -> fare clic su Riordina pagine.

Fare clic sul nome dello spazio per espandere i rami dello spazio. Ora trascina le pagine richieste e rilasciale nella posizione richiesta. In alternativa, puoi anche ordinare le pagine in ordine alfabetico.

D # 3) Ho bisogno di trovare dettagli su un progetto / documento, come lo cerco?

Ci sono 2 modi per cercare contenuti in questo wiki di Confluence, puoi usare l'ID di navigazione veloce o puoi fare una ricerca completa. Quando un utente inizia a digitare del testo nella barra di ricerca in un'intestazione, l'aiuto alla navigazione rapida inizia a mostrare i risultati corrispondenti per impostazione predefinita.

Dopo aver inserito una parola chiave di ricerca e premuto Invio, viene attivata la modalità di ricerca completa. Lo strumento cercherà tutti gli spazi, i profili, ecc. Per cercare risultati corrispondenti. Una volta visualizzati i risultati, puoi affinare i risultati della ricerca per autore, per spazi, per data dell'ultima modifica o in base al tipo di contenuto.

D # 4) Sto completando il contenuto della mia pagina e ciò richiederebbe molte modifiche. Come faccio a prevenire lo spamming nella casella di posta di tutti inviando una notifica alle persone su ogni singolo aggiornamento che faccio?

È abbastanza facile! Quando la pagina viene creata per la prima volta, la notifica viene inviata a tutti gli utenti Confluence di quello spazio. Questa è l'impostazione predefinita, tuttavia, possiamo controllare quando vogliamo inviare (o non vogliamo inviare) notifiche sulle successive modifiche e aggiornamenti apportati alla pagina.

Ricorda di selezionare questa casella di controllo quando sei pronto per condividere gli aggiornamenti con altri utenti.

D # 5) Se ho un feedback sul contenuto del documento di confluenza, qual è il modo migliore per fornirlo?

Usa la sezione commenti. Lascia i tuoi commenti nel documento, la notifica verrà inviata a tutti gli utenti. Gli utenti saranno in grado di vedere il tuo commento e possono scegliere di rispondere al tuo commento, mettere mi piace al tuo commento e possono persino pubblicare il proprio commento.

D # 6) Ho ricevuto una notifica che qualcuno mi ha menzionato sulla sua pagina, cosa significa?

Ciò significa che la persona che ti ha menzionato in una particolare pagina di Confluence ha bisogno della tua attenzione su qualcosa o ti ha assegnato un compito.

D # 7) Qualcuno ha aggiornato il documento originale, come faccio a sapere chi ha cambiato cosa nel mio documento?

Una delle caratteristiche importanti del controllo delle versioni e la conservazione della cronologia degli aggiornamenti dei documenti. Puoi andare alla cronologia della pagina e controllare chi ha aggiornato il documento.

Da questa pagina è possibile selezionare le versioni della pagina che si desidera confrontare e individuare le modifiche esatte apportate. La seguente schermata mostra un confronto tra due versioni selezionate della pagina.

Conclusione

Confluence è uno strumento di collaborazione in team molto efficace e può essere utilizzato per la gestione della conoscenza, a scopo di documentazione, come intranet per la condivisione interna delle informazioni e potenzialmente eliminare la comunicazione delle modifiche tramite e-mail.

Le informazioni inserite in Confluence possono essere gestite con facilità e l'intero contenuto è ricercabile.

Utilizzando la confluenza, le aziende possono eliminare la necessità di spazio di archiviazione fisico o unità condivise. Vari team possono utilizzare questo strumento per fornire le politiche aziendali più aggiornate, incentivi, annunci ecc., I team di progetto tecnici possono utilizzarlo per gestire i requisiti, pianificare un progetto, condividere la conoscenza del processo, condividere le migliori pratiche, ecc.

Sembra essere un ottimo strumento per condividere la conoscenza, ma in che modo questo aiuta la nostra comunità di tester?

Bene, per cominciare, la conoscenza di questo strumento si aggiunge alle nostre capacità. Può fungere da guida di riferimento rapido ogni volta che abbiamo domande o abbiamo bisogno delle informazioni più aggiornate.

Per i responsabili del controllo qualità, Confluence fornisce un'ottima piattaforma per condividere informazioni con il team sulle migliori pratiche di test, come testare i documenti, guide alla risoluzione dei problemi, pianificazione del progetto di automazione, aggiornamenti e annunci, ecc.

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Utilizzi lo strumento Atlassian Confluence al lavoro? Fateci sapere i vostri pensieri ed esperienze nei commenti qui sotto.

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