executive assistant skills
Scopri i ruoli e le responsabilità, lo stipendio e le competenze essenziali necessarie per diventare un assistente esecutivo di successo:
Il ruolo degli assistenti esecutivi si è evoluto negli ultimi anni. Dal semplice rispondere alle telefonate e salutare gli ospiti dell'ufficio, sono diventati oggi un partner strategico, risolutori di problemi e confidente fidato. Hanno più valore ora rispetto a prima. La loro funzione si è trasformata in una più strategica di quella di supporto.
I dirigenti oggi fanno molto affidamento sui loro assistenti per molto di più che un semplice aiuto amministrativo. Dipendono dai loro EA per la loro competenza tecnica, consulenza strategica e anche per l'analisi critica delle situazioni. Il loro ruolo si estende fino a dilettarsi in una vasta gamma di cose e questioni varie come la comunicazione interna, la gestione di progetti, la pianificazione di eventi, ecc.
Cosa imparerai:
- Ruoli e responsabilità dell'assistente esecutivo
- Salario dell'assistente esecutivo
- Elenco delle competenze dell'assistente esecutivo
- Competenze di un eccezionale assistente esecutivo
- Cosa rende un assistente esecutivo una rockstar?
- Conclusione
Ruoli e responsabilità dell'assistente esecutivo
Il loro lavoro è descritto come il ruolo di potere. Quindi, è inevitabile che gli assistenti esecutivi abbiano una serie di abilità speciali per lavorare su tutto. Se hai intenzione di diventarlo, ecco un elenco di abilità di base ed essenziali che devi possedere. Ma prima devi sapere quali sono le responsabilità di un assistente esecutivo.
Responsabilità di un assistente esecutivo
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Sebbene il ruolo e le responsabilità di un assistente esecutivo siano cresciuti molto negli ultimi anni, alcuni di quelli di base sono rimasti gli stessi.
Le responsabilità includono:
- Preparazione di documenti come rapporti finanziari, fatture, promemoria, lettere, rapporti, ecc.
- Prendersi cura delle chiamate secondo necessità, come rispondere, instradarle o passare i messaggi.
- Prendersi cura della contabilità di base.
- Raccogliere e archiviare registri, rapporti e documenti dell'azienda.
- Preparazione di documenti per la revisione e la presentazione dopo la ricerca e la conduzione dei dati.
- Aiuta i dirigenti a prepararsi per le riunioni.
- Registrare accuratamente i verbali della riunione.
- Fissare appuntamenti.
- Utilizzo del computer per vari lavori.
- Organizzazione del viaggio.
- Gestire database, ordinare forniture e svolgere mansioni d'ufficio simili.
- Controllo, ordinamento e distribuzione di comunicazioni come fax, e-mail, lettere, ecc.
Salario dell'assistente esecutivo
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I lavori di assistente esecutivo sono al secondo posto nell'elenco dei lavori più pagati sul mercato e non richiedono un grado o un livello di istruzione specifici. Lo stipendio di un EA varia in diversi settori. Possono guadagnare tra $ 55.000 e oltre $ 70.000.
Elenco delle competenze dell'assistente esecutivo
Essere un assistente esecutivo è un lavoro impegnativo. Quindi, se sei determinato a fare questo lavoro, ci sono alcune abilità di base che devi avere.
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Queste abilità sono spiegate in dettaglio di seguito:
# 1) Un debole per i colloqui
Un assistente esecutivo è come un portavoce e le sue parole sono considerate quelle del capo. Pertanto, sono indispensabili grandi capacità di comunicazione di un livello esperto con etichette telefoniche adeguate e un linguaggio raffinato. Dovresti essere persuasivo e dovresti essere in grado di mettere tutto sul tavolo in modo accurato e chiaro.
Spesso gli assistenti devono assumere i ruoli de facto delle comunicazioni interne per conto dei loro capi. Inoltre, i dirigenti vogliono controllare le tue idee o avere la tua opinione su qualcosa di vitale. Quindi, devono essere in grado di esprimere onestamente il loro punto di vista.
# 2) Competenze impeccabili per l'organizzazione e la definizione delle priorità
Questo è un must assoluto per gli assistenti esecutivi in quanto hanno un ruolo frenetico e in continua evoluzione. Quindi, non possono permettersi di perdere tempo senza essere organizzati. Un buon dirigente deve essere organizzato in modo impeccabile.
Richiedono di dare la priorità alle attività in base al focus e finirle una per una. Aiutano il loro capo a dare priorità ai compiti e quindi devono fare lo stesso prima. Pertanto, consente loro di aiutare il loro capo a ridurre al minimo la distrazione e di concentrarsi solo sulle questioni e sulle attività più urgenti che hanno la massima influenza.
Ciò richiede un buon giudizio per decidere cosa richiede attenzione e cosa puoi semplicemente spegnere. L'assistente deve collaborare con il proprio capo per dare la priorità al lavoro. Per essere bravo a dare la priorità ai tuoi obiettivi del quadro generale deve essere chiaro perché senza obiettivi chiari non puoi farlo.
# 3) Multi-Tasking
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Bene, il multitasking è un mito perché il nostro cervello può gestire solo un lavoro complesso alla volta. Ma un certo grado di multitasking è essenziale nel ruolo di assistente esecutivo. Ora puoi farlo combinando due semplici attività.
Per esempio, sei impegnato in una chiamata e l'altra persona ha messo in attesa la tua chiamata. Prenditi del tempo per rispondere ad alcune e-mail o effettuare le prenotazioni per i viaggi. Devi dare la priorità al tuo lavoro e completarli uno per uno. Ma mescolare alcuni compiti insensati ti farà risparmiare un sacco di tempo.
# 4) Competente nella tecnologia
Gli assistenti esecutivi devono essere esperti nelle competenze tecnologiche in quanto hanno bisogno di creare rapporti aziendali, eseguire immissioni di dati, gestire calendari, ecc. Quindi, devi avere una profonda familiarità con gli strumenti di MS Office, Internet, ecc. Spesso devono anche lavorare con il sistema di gestione delle relazioni con i clienti, l'help desk virtuale e la piattaforma del servizio clienti.
Ed è per questo che un assistente esecutivo deve avere una conoscenza approfondita di sistemi operativi, software, browser e così via.
# 5) Un occhio per i dettagli
Le comunicazioni con partner e clienti sono sensibili, quindi durante la loro gestione è necessario essere orientati ai dettagli. Questo li aiuta a evitare errori di battitura ed errori grammaticali. Avere un occhio per i dettagli aiuta anche in altri lavori oltre ad assicurarsi di fornire input di lavoro affidabili e accurati.
Gli errori non solo diminuirebbero la tua reputazione, ma indurranno anche il tuo capo a dubitare della tua affidabilità.
# 6) Deciso e veloce
Essere un assistente esecutivo è come correre a un ritmo veloce tutto il tempo. Non hanno tempo per essere lenti o vaghi. Devi essere in grado di valutare la situazione, raccogliere le informazioni necessarie, porre domande che contano e quindi agire rapidamente.
Potresti non avere sempre tutte le informazioni necessarie, ma dovrai sempre agire con sicurezza e rapidamente. Non ti concederai il lusso di aspettare più chiarezza o peggio, persino il permesso a volte.
Competenze di un eccezionale assistente esecutivo
Ci sono assistenti esecutivi e poi ci sono assistenti esecutivi eccezionali. Quelli eccezionali sono quelli che portano alcune altre abilità oltre a quelle sopra menzionate.
# 1) Risorse
Gli assistenti esecutivi sono spesso invitati a svolgere compiti impossibili. E non puoi lamentarti perché fa parte del lavoro, arriva con il territorio. Devi avere contatti, persone da cui puoi incassare favori. Devi essere consapevole di tutti i posti giusti per cose diverse, a chi avvicinarti, come negoziare e dove guardare. È così che sarai in grado di tirare fuori gli impossibili.
# 2) Stai calmo
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I dirigenti hanno spesso lavori ad alta pressione e anche la maggior parte di loro è esigente. Quelle pressioni e richieste vengono trasmesse agli assistenti. Molti giorni saranno come l'esercitazione antincendio. Quindi, devi mantenere la calma. Solo così potrai rispettare le scadenze e portare a termine le attività.
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# 3) Considera il quadro generale
Gli assistenti esecutivi lavorano con tutti i livelli di dipendenti e più reparti. Per gestire in modo efficiente le cose per conto del tuo capo, devi avere una buona conoscenza del business. Se non riesci a capire qualcosa, organizza un appuntamento a pranzo con qualcuno che lo sa e parla con lui.
Puoi anche fare lo stesso con qualcuno di ogni dipartimento. Ti aiuterà ad acquisire maggiori conoscenze su come il team svolge un ruolo vitale nella missione più ampia dell'azienda. È uno dei modi migliori per creare reti. Devi avere una conoscenza fondamentale di tutto in modo da poter offrire intuizioni vitali ai tuoi superiori e al tuo capo.
# 4) Rigida discrezione
I dirigenti trattano costantemente le informazioni sensibili e ciò significa che anche gli assistenti hanno accesso ad esse. Tutte le informazioni privilegiate devono essere trattate con delicatezza.
Il successo di un assistente esecutivo si basa sulla fiducia. Essere negligenti con le informazioni sensibili non solo può infrangere quella fiducia, ma può anche costare il lavoro. E se hai sbagliato a sbagliare, ammettilo. Fallo sapere al tuo capo prima di chiunque altro e trova un rimedio per questo.
# 5) Anticipa
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Gli assistenti esecutivi prosperano quando possono prevedere i possibili eventi e anticipare i problemi prima ancora che si rivolgano a questioni conclamate. Dovrebbero essere in grado di anticipare la situazione e anche personalmente.
L'anticipazione situazionale è quando anticipi le possibilità che si verifichi un problema e lavori in modo proattivo per impedirne il verificarsi. L'anticipazione personale è conoscere le idiosincrasie e le preferenze del tuo capo. In entrambi gli scenari, devi essere in grado di fermarlo nella fase iniziale che ti farà risparmiare innumerevoli mal di testa lungo la strada.
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# 6) Flessibilità
Il lavoro di un assistente esecutivo è ampio e diverso. Ciò significa che dovrai ruotare di 360 gradi in un attimo. Le cose cambiano con uno schiocco di dita e gli assistenti devono adattarsi e rispondere di conseguenza.
Dovrebbero essere in grado di cambiare rapidamente ciò che stanno cercando. Per esempio, puoi sforzarti di fare qualcosa, proprio in quel momento il tuo capo entra e ti chiede di finire urgentemente qualche altro compito. Devi essere in grado di mettere in pausa il lavoro da svolgere per completare il lavoro appena assegnato. Ma poi devi anche essere in grado di tornare a quello che stavi facendo.
Cosa rende un assistente esecutivo una rockstar?
Essere un assistente esecutivo non è facile, ma essere un assistente rockstar richiede molto di più. Quando sei così bravo, il tuo capo dipende da te per molte cose. In tal caso, non puoi ripiegare o diventare lento. Devi essere un passo avanti ed essere un assistente rockstar.
# 1) Sii proattivo
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Per essere un assistente rockstar, devi avere una mente tua. Non puoi sempre dipendere dal tuo capo per dirti cosa è necessario fare. Molte cose possono andare storte in una giornata di un dirigente ed è per questo che l'anticipazione è fondamentale.
Tuttavia, è altrettanto importante avere il giusto approccio ai problemi. Cerca sempre di essere pronto con una soluzione anche prima che ti venga chiesto e cerca di avere anche delle alternative pronte.
# 2) Avere una pelle spessa
Gli assistenti esecutivi incontrano vari tipi di persone ogni giorno e non tutti si comportano in modo gentile con loro. Alcune persone potrebbero avere una brutta giornata o alcuni sono naturalmente scontrosi per natura. Per trattare con queste persone, devi imparare a non prendere nulla sul personale. Spesso hanno bisogno di qualcuno con cui sfogarsi. Non devi permettere che questo tipo di critica ti ferisca.
Altrimenti sarai sempre esausto, avvilito e irritato. Sarai anche in ritardo nel tuo lavoro. Quindi, se incontri queste persone, fai una passeggiata o un caffè, medita o qualsiasi cosa ti aiuti.
# 3) Sarai disposto a fare un miglio extra
Un buon assistente dovrebbe sempre essere disposto a imparare. Questo è l'unico modo in cui possono stare al passo con nuovi software, procedure e tecnologie. Quindi, dovresti essere un pensatore indipendente che non ha sempre bisogno di qualcuno che ti guidi.
A volte il lavoro può essere opprimente, in questi tempi, mantieni la calma, dai la priorità, quindi delega il compito e il seguito in modo proattivo. Dovresti essere instancabile nel risolvere i problemi, scongiurare la crisi e mantenere gli impegni. In poche parole, devi essere disponibile, affidabile, intelligente e fiducioso. Questo è l'unico modo in cui sarai una risorsa per l'organizzazione.
# 4) Volontariato per progetti speciali
Se è in corso un progetto speciale e il dirigente non ha abbastanza personale da dedicare ad esso, fai un passo avanti per fare volontariato. Sarà un po 'troppo per te essere coinvolto nel progetto mantenendo il tuo vecchio lavoro, ma non considerare mai un lavoro troppo piccolo.
Domande frequenti
D # 1) Quali sono le tre principali abilità di un assistente esecutivo?
Risposta: le abilità includono:
- Dovrebbe essere esperto in tecnologia.
- Bravo nella comunicazione verbale e scritta.
- Dovrebbero sapere come organizzare tutto.
D # 2) Perché gli assistenti sono importanti per i dirigenti?
Risposta: Gli assistenti soddisfano le esigenze dei loro capi all'infinito e anticipano anche le loro esigenze. Tengono i loro capi informati e puntuali per tutto. In termini semplici, è compito di un assistente mantenere il CEO organizzato e farli sembrare belli.
D # 3) Come diventare un assistente esecutivo del CEO?
Risposta: Dovresti almeno avere una laurea insieme a buone capacità di comunicazione e padronanza della lingua. Anche avere un diploma avanzato aiuta.
D # 4) Qual è il significato di un assistente esecutivo di livello C?
Risposta: Conosciuto anche come C-suit, è un aggettivo per descrivere i dirigenti di alto rango in un'organizzazione. C sta per capo. Gli ufficiali o dirigenti di livello C sono considerati potenti e influenti.
Conclusione
In qualità di assistente esecutivo, potrai lavorare con varie applicazioni, strumenti e programmi. Inoltre, devi lavorare sulle tue capacità interpersonali poiché è altrettanto importante. Puoi imparare a usare un nuovo programma che ti aiuterà a svolgere più compiti. Ma per essere il miglior assistente esecutivo, devi essere in grado di prevedere di cosa potrebbe aver bisogno il tuo capo.
Dovresti sempre essere bravo a trattare con persone difficili oltre a capire quanto sia importante la privacy. Queste sono le competenze essenziali per un ottimo assistente esecutivo.
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