Menu

Come scrivere email efficaci al team QA (o qualsiasi altro) (email di esempio inclusa)

how write effective emails qa

Prova Il Nostro Strumento Per Eliminare I Problemi

Qual è la prima cosa che facciamo quando arriviamo al lavoro (oa volte non appena ci svegliamo)? - Controlla la posta, vero? A volte non sappiamo come sarà la nostra giornata fino a quando non leggiamo tutte le email nella posta in arrivo.

In molti dei nostri articoli precedenti, abbiamo evidenziato l'importanza del bene Capacità di comunicazione per trasmettere efficacemente il tuo messaggio al tuo pubblico previsto - uno dei più importanti Competenze trasversali per tester .

In questo articolo, ci concentreremo su una sezione specifica della comunicazione scritta: l'e-mail.

Come scrivere email efficaci

Stiamo condividendo alcuni suggerimenti e trucchi per rendere la comunicazione e-mail più fluida ed efficace. Questo è applicabile a tutti i team e non solo al team QA.

Comunicazione tramite posta elettronica

Supponi di aver ricevuto questa email:

Email # 1

Per: Team di test
Soggetto: Aggiornamento QA
Corpo:
Squadra,
Si è verificato un ritardo imprevisto nella distribuzione del codice nell'ambiente di staging. Per qualche motivo, il codice è stato confuso e non sappiamo quando questi problemi verranno risolti. Dovremo rimandare le nostre attività, non sappiamo fino a quando. Quindi impegnati noi stessi in altre attività di test.

La richiesta di modifica CR0100H68 dovrebbe entrare in produzione entro la fine di questo mese. Si prega di esaminare il documento dal punto di condivisione e di darmi una stima.

Grazie,
X, team QA.

Pensi che l'email sia efficace? Confrontalo con quanto segue:

Email # 2

Per: Team di test
Soggetto: La distribuzione del codice dell'ambiente di staging è ritardata - indefinitamente e CR0100H68 - necessita di analisi
Corpo:
Ciao Team,
Oggi ho due aggiornamenti per il team.

# 1) L'ambiente di staging Problemi di distribuzione:

  • A causa di motivi imprevisti, la distribuzione del codice dell'ambiente di gestione temporanea è ritardata: non è ancora previsto il termine previsto. Dobbiamo posticipare le nostre attività di staging fino a quando non avremo ulteriori aggiornamenti.
  • Si prega di lavorare sulla creazione dei modelli per il controllo di qualità fino a quando non sarà risolto.

# 2) Nuovo aggiornamento e attività per la richiesta di modifica CR0100H68:

  • Si prevede che sarà disponibile entro la fine del mese.
  • Per favore, esamina i documenti e fammi sapere i seguenti dettagli da EOD domani.

- Di quanti scenari di test abbiamo bisogno?
- Quanta della documentazione esistente dovremo cambiare?
- Quanto tempo per scrivere la nuova documentazione?
- Testare i requisiti dei dati?
- Tempo di esecuzione del test?

Grazie,
X, team QA.

Se fossi un destinatario dell'email n. 1, ecco cosa accadrebbe:

  • Potrei anche non aprirlo subito perché la riga dell'oggetto non fa nulla per trasmettere l'importanza del contenuto dell'email.
  • Anche se l'ho aperto, ammettiamolo, è solo un grosso pezzo di parole; noioso, per non dire altro.
  • I compiti da svolgere o le mie aspettative sono piuttosto vaghe, quindi non ho davvero idea di cosa fare.

Ma se ricevo l'email n. 2:

  • So di cosa tratta l'email: la riga dell'oggetto mi aiuta a indovinare correttamente il tono di ciò che viene comunicato.
  • Il contenuto è chiaramente organizzato in punti elenco per facilitare la comprensione delle cose.
  • Tutti i compiti da svolgere e l'ETA sono chiaramente definiti in modo da sapere cosa fare.

Idealmente, dividerei il messaggio e invierei 2 email separate sui due argomenti di cui sto fornendo aggiornamenti.
Ma questa è una tua scelta.

Come puoi vedere, l'adozione di misure semplici ha migliorato la qualità della comunicazione.

Linee guida che rendono la comunicazione e-mail più fluida ed efficace

# 1) Organizza i tuoi pensieri prima di iniziare a comporre l'email.

#Due) Usa la riga dell'oggetto a tuo vantaggio: imposta il tono di ciò che l'email conterrà. Dai ai destinatari un'anteprima, se vuoi, di cosa c'è dentro.

# 3) Utilizza il flag 'Importante' del programma di posta elettronica per segnalare una comunicazione critica, ma ancora una volta, sii giudizioso nella decisione su ciò che è importante. Per esempio, se il test non può continuare a causa di un errore e tutti i team devono saperlo, contrassegnare l'e-mail come importante.

# 4) Definisci chiaramente l'intento dell'email. Ci sono 3 ragioni fondamentali per un'e-mail

  • Stai fornendo informazioni - Sii chiaro su quello che scrivi. Mantienilo chiaro, mantienilo semplice. Sii conciso.
  • Stai richiedendo informazioni - Cosa vuoi, quando vuoi, come lo vuoi.
    Per esempio, Vorrei una copia del documento del piano di test da parte dell'EOD. Si prega di inserire lo stesso nella cartella del progetto comune e fammi sapere . - Un'affermazione come questa ti dirà “Cosa - il piano di test, quando - EOD e come - posizionalo nella cartella comune.
  • Riconoscimento - Queste sono battute e non hanno molto da dire. Tipicamente 'Grazie' o 'Fatto'.

# 5) Prova a eseguire il controllo ortografico. La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica viene fornita con un'opzione per eseguire questo controllo obbligatoriamente ogni volta che viene inviata un'e-mail.

per cosa viene usato il c ++ oggi

# 6) Quando sei incluso nell'elenco CC, significa che è un FYI. Quindi devi solo sapere cosa sta succedendo, ma non è prevista un'azione da parte tua.

# 7) Non utilizzare 'Rispondi a tutti' quando non è necessario.

# 8) Per evitare che un'email inviata a più destinatari venga 'risposto a tutti', in Ccn tutti gli indirizzi email.

# 9) Sii sensibile. Quando fornisci un feedback critico o negativo su una persona o un prodotto, prova a farlo parlando direttamente con la persona o invia un'e-mail solo a quella persona.

Lettura suggerita = >> Strumenti del tester della riga dell'oggetto dell'email

Altri suggerimenti per evitare i momenti 'Oops'

# 1) Aggiungi gli indirizzi email nei campi A, CC o BCC alla fine una volta che hai composto l'email e sei soddisfatto del contenuto che hai scritto. Questo perché, a volte, potresti accidentalmente premere 'invia' prima di essere pronto e finire per essere il mittente di un'e-mail incompleta o errata.

#Due) Quando accade che hai inviato accidentalmente un'e-mail mezza completa (o mezza incompleta, a seconda della tua inclinazione filosofica), è disponibile un'opzione di richiamo per fare ammenda.

# 3) Se sei nuovo nello scrivere e-mail ufficiali, prova a chiedere a un collega di leggerlo per te prima di inviarlo e ottenere la sua opinione.

# 4) Non usare un'espressione colloquiale o un linguaggio a meno che tu non sappia cosa significa. Potresti finire per dire qualcosa di imbarazzante e un'e-mail, una volta inviata, è praticamente scolpita nella pietra.

Spero davvero che questo ti aiuti a scrivere email migliori. Condividi le tue esperienze con noi.

Hai altri suggerimenti? Fornisci il tuo feedback e sentiti libero di commentare di seguito.

Lettura consigliata

^